Agiles Arbeiten: So wendest Du die Scrum-Methode richtig an

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Das agile Projektmanagement und insbesondere die Scrum-Methode findet schon seit einiger Zeit immer mehr Zuspruch und begeisterte Anwender. Aber wie funktioniert agiles Arbeiten genau und was ist bei der Anwendung der Scrum-Methode zu beachten? Um das herauszufinden, haben wir unseren Mitarbeiter Florian, der für Campus Consult regelmäßig Scrum-Workshops hält und als Experte für agile Methoden gilt, interviewt:

Campus Consult: „Was ist der Unterscheid zwischen dem klassischen und dem agilen Projektmanagement?“

Florian: „Der Entwicklungsprozess beim agilen Projektmanagement verläuft anders als beim klassischen Projektmanagement nicht sequenziell, sondern iterativ. Außerdem sind zu Beginn eines jeden agilen Projektes die Anforderungen noch sehr unscharf und werden erst im Verlauf des Projektes in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden oder Endbenutzer konkretisiert. Die als nächstes anstehenden Aufgaben mit der höchsten Priorität werden anschließend in einem so genannten Minimal Viable Product (MVP) zusammengefasst und in einer relativ kurzen Zeitspanne (maximal 4 Wochen) realisiert. Die neueste Produktversion (Product Increment) wird dem Kunden zum Ende des Sprints vorgestellt. Alle Erfahrungen, die im Prozess gemacht wurden, wie auch das Feedback der Kunden, fließen kontinuierlich in das Projekt mit ein. Aus diesem Grund eignet sich das agile Projektmanagement viel eher dazu, auf laufende Veränderungen in der Projektumgebung, wie zum Beispiel sich ändernde Kundenwünsche, zu reagieren. Somit ermöglicht es einem, insgesamt nutzerorientierter zu arbeiten und schneller auf Änderungen zu reagieren. Zu den bekanntesten agilen Methoden zählen unter anderem die Scrum und die Kanban-Methode.“

Campus Consult: „Was versteht man unter Scrum und wie genau funktioniert die Methode?“

Florian: „Grundlegend ist Scrum eine nicht plangetriebene Methode, was bedeutet, dass keine exakte Vorgehensweise existiert. Stattdessen passt sich die Methode agil an die Produktanforderungen und die Projektsituation an. Allgemein ist also zu sagen, dass Scrum auf Basis von sogenannten Sprints funktioniert. Das heißt, dass in einer Zeitspanne von normalerweise zwei bis vier Wochen das gesamte Team an der Erstellung einer neuen Produktversion arbeitet. Das Ergebnis wird dann jeweils am Ende eines Sprints dem Team und dem Kunden vorgestellt. Das gesamte Projekt teilt sich in eine Vielzahl von Sprints auf, wobei das Ende des Projektes nicht unbedingt zeitlich definiert ist.

Außerdem ist es wichtig zu wissen, dass Scrum grundsätzlich nur drei Rollen bzw. Zuständigkeiten kennt. Eine dieser Rollen ist die des Product Owners. Dieser ist für das Projekt verantwortlich und pflegt die Projektanforderungen im Austausch mit dem Kunden und den Endbenutzern. In Meetings macht er zwar Vorschläge, verfügt allerdings über keinerlei Weisungsbefugnis. Die zweite Rolle, der Scrum Master, unterstützt insbesondere das Development Team in ihrer Eigenorganisation und stellt zudem sicher, dass der Prozess und alle Abläufe ohne Hindernisse vonstattengehen. Das Um die Scrum-Methode weiter zu verstehen, ist es auch wichtig zu wissen, dass Scrum grundsätzlich nur drei Rollen kennt. Eine dieser Rollen ist die des Product Owners. Dieser verwaltet und pflegt die Projektanforderungen im Austausch mit dem Kunden und den Endbenutzern. In Meetings macht er zwar Vorschläge, er verfügt allerdings über keinerlei Weisungsbefugnis. Die zweite Rolle, der Scrum Master, unterstützt das Development Team in ihrer Eigenorganisation und stellt zu dem sicher, dass der Prozess und alle Abläufe ohne Hindernisse von statten gehen können. Das Development Team ist für die eigentliche Umsetzung der Funktionalitäten verantwortlich. Das Team ist bestenfalls drei bis sieben Personen stark, organisiert sich eigenständig und ist interdisziplinär zusammengestellt.

Wie schon erwähnt, besitzt kein Mitglied des Scrum-Teams Weisungsbefugnisse über ein anderes Mitglied. Daher ist Scrum gerade für Unternehmen, die in flachen Hierarchien und flexibel arbeiten wollen, eine sehr gute Methode.“

Campus Consult: „Wie kann man als Berater Scrum für sich persönlich nutzen?“

Florian: „Ich wende die Scrum-Methode beispielsweise für mein persönliches Aufgabenmanagement an. Ich sammle alle meine anstehenden Aufgaben zentral in einer Liste, dem sogenannten Product Backlog. Die Aufgaben, die ich dann in der kommenden Woche (also dem nächsten Sprint) umsetzen möchte, übertrage ich in eine Wochen-Liste, dem Sprint Backlog. Diese Aufgaben setze ich anschließend konsequent um. Die Methode erleichtert es mir enorm, mich selbst zu organisieren und die dringendsten Aufgaben zeitnah zu erledigen.“

Campus Consult: „Wie wird Scrum im Projekt am besten eingesetzt und für welche Projekte eignet es sich speziell?“

Florian: „Die Scrum-Methode kommt ursprünglich aus der Softwareentwicklung, bei der es besonders wichtig ist, schnell und flexibel zu arbeiten. Mittlerweile wird Scrum aber auch in vielen anderen Projektsituationen angewendet. Wichtig ist, dass der Liefergegenstand, also das zu erstellende Produkt, im Projekt flexibel sein kann. Damit Scrum im eigenen Projekt funktioniert, ist es außerdem wichtig, dass das Unternehmen eine Unternehmenskultur lebt, die das agile Arbeiten unterstützt und zulässt. Die meisten Liefergegenstände und auch Unternehmenskulturen lassen solch eine Atmosphäre grundsätzlich zu. Allerdings gibt es auch Projektkonstellationen, in denen agile Methoden wenig sinnvoll sind und sich das klassische Wasserfallmodell besser eignet. Beispiele für solche Konstellationen wären unter anderem Großprojekte, bei denen eine sehr detaillierte Planung zwingend notwendig ist. Außerdem gibt es auch Projekte mit gesetzlichen Vorgaben, nach denen die Liefergegenstände nicht flexibel sein dürfen.“

Campus Consult: „Was sind die Vorteile von Scrum und dem agilen Projektmanagement?“

Florian: „Der Hauptmehrwert von agilen Methoden wie Scrum ist, schnell auf Veränderungen in der Projektumgebung reagieren zu können. Wenn sich beispielsweise Wünsche des Endbenutzers ändern, können diese Änderungen schnell mit in die Entwicklung einfließen, ohne dass die Planung groß umgeworfen werden muss. Durch die relativ kurzen Sprints, bei denen jeweils am Ende eine neue Produktversion veröffentlicht wird, kriegt der Kunde in regelmäßigen Abständen und zu einem sehr frühen Zeitpunkt etwas in die Hand und kann aktiv an dem Projekt mitwirken. So wird dem Kunden frühzeitig ein Mehrwert geboten, auf den er sogar selbst Einfluss nehmen kann. Ein weiterer Vorteil von Scrum: Die flachen Hierarchien und die Unternehmenskultur wirken sich positiv auf die Mitarbeiter aus. Da die Mitarbeiter autonom arbeiten können und für die Entwicklung der Lösungen größtenteils selbst verantwortlich sind, arbeiten sie motivierter und effizienter.“

Campus Consult: „Gibt es auch Nachteile? Was sind die häufigsten Fehler, die bei der Anwendung entstehen?“

Florian: „Einen direkten Nachteil sehe ich bei Scrum nicht. Allerdings gibt es, wie schon erwähnt, Projektsituationen, bei denen es schlichtweg keinen Sinn macht, agil zu arbeiten und Methoden wie Scrum anzuwenden. Daher sollte man sich im Vorfeld mit dem Produkt und der Projektumgebung auseinandersetzen und sich überlegen, inwieweit Scrum auf das eigene Vorhaben anwendbar ist.
Außerdem muss man sich bewusst sein, dass das alleinige Anwenden der Methode noch keinen Erfolg verspricht. Man muss die vorgesehene Unternehmenskultur selbst gezielt anwenden und die Werte des agilen Projektmanagements vertreten und den anderen Teammitgliedern vermitteln können. Die agilen Methoden einzuführen, bevor die notwendige Unternehmenskultur vorhanden ist, stellt einer der häufigste Fehler dar.“

Campus Consult: „Hast du Tipps, wie man diese Fehler vermeiden kann und wie es gelingt, die Scrum-Methode erfolgreich umzusetzen?“

Florian: „Vor allem jemand, der jahrelang im klassischen Projektmanagement gearbeitet hat und an eine klare Hierarchie und Rollenverteilung gewöhnt ist, tut sich schwer damit, die Kontrolle und die Weisungsbefugnisse an andere abzugeben. Aber genau das ist notwendig, um agil arbeiten zu können. Man muss Vertrauen in sein Team haben und auch zwischen den einzelnen Mitgliedern selbst Vertrauen schaffen. Außerdem muss man sich zutrauen, von bisher üblichen Prozessen Abstand zu halten und den Mut besitzen, etwas Neues zu wagen. Selbstverständlich geht dies nicht von heute auf morgen, sondern ist ein firmeninterner kultureller Prozess, der über einen längeren Zeitraum konsequent umgesetzt werden muss.“  

Campus Consult: „Danke Florian für Deine ausführlichen Antworten und dafür, dass Du Dir Zeit für das Interview genommen hast. Bestimmt werden Deine Tipps den Beratern in Ihren nächsten Projekten weiterhelfen.“

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